Verfahrensdokumentation - Team Datenschutz

Verfahrensdokumentation

ein Dokument mit Lupe

Deshalb tun wir das

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) mit den Beschreibungen der Verarbeitungstätigkeiten (BVT) bilden eine wichtige Grundlage für die Umsetzung des Datenschutzes. Sie ist eine Zusammenstellung aller Abläufe oder Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. In jedem Unternehmen werden mindestens Kunden-, Mitarbeiter- und Dienstleister- / Lieferantendaten verarbeitet. Die Inhalte sind in Art. 30 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorgegeben. Diese Dokumentation ist aktuell und vollständig zu erstellen durch den Verantwortlichen. Der Datenschutzbeauftragte kann hier beratend unterstützen.

Das tun wir für Sie

Zusammen mit Ihnen ermitteln wir, welche Verfahren zur Verarbeitungstätigkeiten mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen vorkommen. Wir unterstützen Sie in allen Fragen rund um die Erstellung dieser Dokumentation. Existieren Beschreibungen der Verarbeitungstätigkeiten schon, prüfen wir sie auf Aktualität und Vollständigkeit.

Auf Wunsch nehmen können wir eine Prozessdokumentation in Form einer Prozesslandkarte vornehmen, so dass Sie die Beschreibungen der Verarbeitungstätigkeiten nach Datenschutzrecht in die QM-Dokumentation Ihres Unternehmens integrieren können. Wir prüfen, ob die Verarbeitungstätigkeiten den Forderungen des Art. 30 DSGVO entsprechen. Wenn wir Möglichkeiten zur Verbesserung sehen, machen wir Ihnen in diesem Zusammenhang Vorschläge zur Optimierung der Prozesse. Gleichzeitig ermitteln wir, bei welchen Verarbeitungstätigkeiten gegebenenfalls eine Datenschutzfolgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO durchzuführen ist. Eine Prüfung eventueller Risiken von Datenschutzverletzungen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Verarbeitungstätigkeiten bei den technischen und organisatorischen Maßnahmen schließt die Dokumentation ab.

Das bekommen Sie

Sie erhalten für jedes Verfahren:

  • eine den gesetzlichen Vorgaben entsprechendes Verarbeitungsverzeichnis
  • eine Analyse, ob besonders sensible Daten verarbeitet werden, welche Schutzmaßnahmen zu ergreifen sind und ob die vorhandenen Schutzmaßnahmen den einschlägigen Datenschutzvorschriften entsprechen
  • eine Auswertung, welche Dokumente in Papierform und in elektronischer Form im Verfahren entstehen und angewendet werden
  • ein Ergebnis der Prüfung, ob die technischen und organisatorischen Maßnahmen den Anforderungen der jeweiligen Verarbeitungstätigkeiten genügen
  • ein Ergebnis der Prüfung, ob im Zusammenhang mit den jeweiligen Abläufen eine Datenschutzfolgenabschätzung zu erfolgen hat.
  • ein Ergebnis der Prüfung, ob die Grundsätze der Datenverarbeitung sowie Rechtmäßigkeit der Verarbeitung.
  • eine Risikoabschätzung
  • Vorschläge zur Risikoprävention

Was Sie davon haben

Sie sind auf der sicheren Seite mit einem aktuellen und vollständigen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sowie der dazu gehörenden Beschreibungen der Verarbeitungstätigkeiten. Sie erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben der einschlägigen Datenschutzvorschriften und entlasten den betrieblichen Datenschutzbeauftragten, der mangels Routine oft ein Vielfaches an Zeit für die Erfüllung dieser anspruchsvollen Aufgabe benötigt. Ihr Aufwand wird trotz externer Unterstützung damit wesentlich geringer. Sie profitieren von unserer vielfältigen Erfahrung und haben verständliche und nachvollziehbare Handlungsempfehlungen für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen. Bei Kontrollen der Aufsichtsbehörden können Sie rasch und sicher reagieren. Außerdem nimmt das Bewusstsein Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für den Datenschutz zu. Ihre Prozessabläufe in der Verwaltung werden einfacher, weil klare und strukturierte Handlungsempfehlungen Sicherheit geben.