Datenschutzkoordinatoren – genial einfach, einfach genial

Was tun Datenschutz­koordinatoren?

Haben Sie auch schon Datenschutz­koordinatoren im Einsatz? Wenn nicht, werden Sie sich nach dem Lesen dieses Datentipps sicher fragen, warum nicht. Und möglicherweise gleich jemanden zum entsprechenden Lehrgang schicken ... Aber der Reihe nach. Eine der wesentlichen Änderungen durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Entwicklung des Datenschutzes zu einem Managementsystem (wer mag, lese dazu Artikel 24 der DSGVO). Dem Datenschutzbeauftragten obliegen mindestens die Aufgaben, welche die DSGVO aufzählt (diesmal Artikel 39): Datenschutzberatung des Verantwortlichen und der Beschäftigten, Überwachung der Umsetzung des Datenschutzes, Mitwirkung an Datenschutz-Folgenabschätzungen, Kontakt mit Aufsichtsbehörden und Beantwortung von Anfragen.

Eine wichtige Erkenntnis: Datenschutzbeauftragte dürfen sich in diesem Gefüge nicht selbst kontrollieren. Wenn sie die wichtige und verantwortungsvolle Aufgabe des Schutzes des Grundrechts auf Datenschutz (festgelegt im achten Artikel der Grundrechtecharta der Europäischen Union) angemessen umsetzen sollen, brauchen sie Unterstützung. Und ebenso, nebenbei gesagt, wenn Sanktionen durch Aufsichtsbehörden wie Geldbußen vermieden werden sollen. Ein Datenschutz-Managementsystem gründet auf dem Datenschutzteam. Das besteht mindestens aus dem Verantwortlichen (also Vertretern der Leitungsebene), dem Datenschutzmanager oder Datenschutzbeauftragten und in aller Regel Datenschutzkoordinatoren. Weitere Verantwortlichkeiten liegen bei den leitenden Personen aus den Geschäftsbereichen.

Warum Datenschutz­koordinatoren so nützlich sind

Datenschutzkoordinatoren stammen im Idealfall aus verschiedenen Fachbereichen, in welchen personenbezogene Daten von unterschiedlicher Sensitivität verarbeitet werden. Also etwa aus dem Personalbereich, der IT, dem Rechnungswesen, möglicherweise dem Einkauf oder dem Vertrieb und idealerweise der Produktion. Mit ihrem Prozesswissen erleichtern sie es erheblich, die Dokumentationspflichten zu erfüllen – beispielsweise das Führen des Verarbeitungsverzeichnisses oder die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Gäbe es keine Datenschutzkoordinatoren, man müsste sie erfinden. So genial ist ihre Funktion für eine revisionssichere Umsetzung des Datenschutzes und so sinnvoll ist es, wenn jene, die die Geschäftsprozesse kennen, diese aus Sicht des Datenschutzes beschreiben und prüfen können. Datenschutzkoordinatoren arbeiten damit den Datenschutzbeauftragten in vorbildlicher Weise zu.



Wichtige Vorteile von Datenschutz­koordinatoren

Auch ohne Datenschutzkoordinatoren kann man Datenschutz bewältigen, aber erfahrungsgemäß mit sehr viel mehr Aufwand als mit ihnen. Datenschutzbeauftragte können naturgemäß nicht das Prozesswissen aller relevanten Geschäftsbereiche des Unternehmens innehaben und müssen es sich mühsam erfragen und aneignen. Da hilft es enorm, beschäftigte Personen, die diese Prozesse kennen, im Datenschutzteam zu haben.

Was die Sache nicht eben vereinfacht: Datenschutzbeauftragte werden häufig von extern gestellt und haben darum keine oder nur eine sehr geringe persönliche Bindung zum Kollegenkreis. Ganz anders Datenschutzkoordinatoren: Diese sind Kolleginnen und Kollegen und kennen die Prozesse, womöglich schon seit vielen Jahren. Bei Änderungen können sie sofort erkennen, wie gravierend diese sich auf den Datenschutz auswirken werden. Und: Sie genießen Vertrauen. Infos, die bei Datenschutzkoordinatoren landen, würden Datenschutzbeauftragte häufig gar nicht erreichen. Fehlende Infos können aus Sicht des Datenschutzes zu Fehlern in den Abläufen führen. Und Fehler in den Abläufen führen leicht zu Datenschutzverstößen und Meldepflichten bis hin zu Prüfverfahren durch die Aufsichtsbehörde.

Datenschutz­koordinatoren – kundige Ansprech­partner direkt vor Ort

Aus Sicht des Datenschutzes ist die Benennung von Datenschutzkoordinatoren ein wichtiger Baustein der Umsetzung des von der DSGVO geforderten Managementsystems Datenschutz. Eine einfach geniale Unterstützung für Datenschutzbeauftragte und zugleich ein überaus nützliches Mittel für Kolleginnen und Kollegen, um früh zu erkennen, ob geplante Prozesse datenschutzkonform möglich sein werden – sie brauchen ja nur einen der Datenschutzkoordinatoren zu fragen. Was Datenschutzkoordinatoren nicht selbst beantworten können, besprechen sie mit dem oder der Datenschutzbeauftragten - und haben dafür schon die nötigen Infos im Gepäck.

Man kann festhalten: Datenschutzkoordinatoren sind eine hervorragende Ergänzung für das Team um Datenschutzbeauftragte. In vielen Fällen machen sie eine revisionssichere Abarbeitung des Datenschutzes überhaupt erst möglich. Dabei ist die Idee ebenso einfach wie genial: Man gibt jenen, die sich mit den Prozessen auskennen, grundlegendes Datenschutzwissen an die Hand und erhält eine wertvolle Unterstützung für die Beurteilung von Prozessabläufen und der dabei entstehenden Verarbeitung personenbezogener Daten.

Voraussetzung ist natürlich, dass Datenschutzkoordinatoren praxisnah ausgebildet sind und pragmatisch geführt werden.
Zu normalen Zeiten verwenden Datenschutzkoordinatoren pro Woche etwa ein bis zwei Stunden ihrer Arbeitszeit für den Datenschutz, können aber viele Risiken abfangen, die sonst eskalieren könnten. Insofern ist die Einrichtung von Datenschutzkoordinatoren tatsächlich genial, sinnvoll und sehr zu empfehlen.

Tipps für eine gelungene Arbeit mit Datenschutz­koordinatoren

• prüfen, ob bereits Datenschutzkoordinatoren benannt sind
• falls ja: prüfen, ob mit ihnen bereits alle gewünschten Fachbereiche vertreten sind
• in Fachbereichen, wo Datenschutzkoordinatoren fehlen, aber sinnvoll wären: prüfen, wer diese Funktion sinnvoll übernehmen kann
• prüfen, wo Datenschutzkoordinatoren praxisbezogen ausgebildet werden können
• gemeinsam mit dem Personalbereich und den Vorgesetzten die arbeitsrechtliche Situation der vorgesehenen Datenschutzkoordinatoren prüfen
• Datenschutzkoordinatoren im erforderlichen Ausmaß an regelmäßigen Schulungen teilnehmen lassen, idealerweise in virtueller Form
• Datenschutzkoordinatoren regelmäßig in die Datenschutzplanungen des Verantwortlichen einbinden
  

Und die Kernfrage: Kann das für den Datenschutz nötige fachliche Wissen ohne Datenschutzkoordinatoren sichergestellt werden, und wenn nicht, wie lässt sich erreichen, dass Datenschutzkoordinatoren in angemessenem Umfang als Unterstützung für Datenschutzbeauftragte zur Verfügung stehen?


Wir wünschen genial einfachen Datenschutz mit Ihren Datenschutzkoordinatoren!