Tipps gegen Telefonnummern-Chaos im Home-Office

Telefonnummern und Anrufe im Home-Office

Arbeiten im Home-Office bedeutet auch Telefonieren im Home-Office. Und auch am heimischen Schreibtisch gilt: Dienstliche Anrufe sollten mit der dienstlichen Nummer erfolgen, nicht mit der privaten. Mit welcher Telefonnummer Beschäftigte im Home-Office ihre Telefonate führen, bleibt Gesprächspartnern, beispielsweise Kunden, natürlich nicht verborgen. Daher gilt es darauf zu achten, dass es beim Umzug ins Home-Office nicht zu einem Nummernchaos kommt. Wieso Chaos? Und: Ist es nicht egal, von wo aus ich telefoniere?

Kommt darauf an. Hat man etwa ein geschäftliches Mobiltelefon und telefoniert damit im Home-Office, nutzt man dieselbe Telefonnummer wie immer – jene, die unter den üblichen Gesprächspartnern bekannt ist. Was aber, wenn man für betriebliche Telefonate bislang nur den Festnetzanschluss im Unternehmen zur Verfügung hatte? Beim Umzug ins Home-Office lässt sich der schließlich nicht einfach mit nach Hause nehmen.

Macht ja nichts, wird mancher sagen. Zuhause habe ich eine Flatrate, kostet also nichts, telefoniere ich eben damit. Nur: Wer über den privaten Anschluss telefoniert, nutzt die private Telefonnummer. Die ist den üblichen Gesprächspartnern nicht bekannt. Ob diese bei einer unbekannten Nummer ebenso verlässlich ans Telefon gehen und zurückrufen, wird man sehen. In jedem Fall aufpassen muss man bei Anrufen, die im Büro ankommen. Versäumt man beim Umzug ins Home-Office, die Rufumleitung einzustellen, laufen die Anrufe dort womöglich ins Leere.

Rufnummernsalat im Home-Office

Stellen Sie es sich im Alltag vor. Heute ruft unser Lieferant oder Dienstleister eine Kundin von der bekannten Rufnummer aus an, dem Festnetzanschluss im Büro. Morgen erhält sie einen Anruf von einer komplett anderen Nummer, der privaten Festnetznummer im Home-Office. Übermorgen ist der private Anschluss aus unterschiedlichen Gründen nicht verfügbar, der Kollege greift zum privaten Smartphone und ruft die Kundin unter einer dritten Nummer an. Allein das führt zu Irritation, die nicht sein muss.
Nun kann man Kunden sagen, dass man im Home-Office arbeitet und daher in nächster Zeit Anrufe von dieser Rufnummer aus tätigt. Oder, wenn es neben dem Festnetztelefon eine weitere mobile Nummer gibt, auch noch von dieser. Und wenn nicht vergessen wurde, das Telefon im Büro vor dem Umzug ins Home-Office umzuleiten, dann kommen sogar die gewohnten Anrufe der Kunden an.

Hier wartet ein Stolperstein, wenn die Zeit im Home-Office endet und der Rück-Umzug ins Unternehmen erfolgt. Dann gilt es, wieder die Büronummer als die Nummer zu kommunizieren, über die man erreichbar ist. Sonst landen die Anrufe der Kunden möglicherweise auf der privaten Festnetznummer. Was, wenn diese nicht auf das Telefon im Büro weiterleitet? Richtig, auch dann laufen Anrufe ins Leere.

Chaos, das vermeidbar ist! Ein Lösungsansatz: Nutzen Sie die Möglichkeit, über Voice over Internet Protocol (VoIP) zu telefonieren und dabei die Rufnummer aus dem Büro als die Nummer zu hinterlegen, von der zu Hause telefoniert wird. In Kombination mit der Rufumleitung aus dem Büro ins Home-Office ist das die Lösung der Wahl. Besser als Rufnummernsalat, oder? Und in jedem Fall besser, als dass Kunden und Partner die Mitarbeitenden nicht erreichen, oder so viel Verwirrung entsteht, dass Geschäftspartner sich im schlimmsten Fall nach anderen Partnern umsehen. Klare Regelungen für das Telefonieren im Home-Office können dazu beitragen, den Verlust von Kunden und Umsatz zu verhindern.

Telefonieren im Home-Office und Datenschutz

Was hat das mit Datenschutz zu tun? Ist es dem nicht egal, welche Rufnummer zu einem geschäftlichen Telefonat verwendet wird? Ist es nicht. Denn: Eine Rufnummer, die jemandem zugeordnet ist, ist ein personenbezogenes Datum, das verarbeitet wird. Und damit geht sie auch den Datenschutz an.

Im Home-Office wird in vielen Fällen nicht nur der Kollege über das Festnetztelefon oder Smartphone telefonieren. Wurde etwa ein geschäftlicher Anruf von einer Kundin verpasst, ruft möglicherweise ein Familienmitglied zurück. Die Verwirrung wird sich aufklären lassen, ist jedoch wenig professionell. Dazu kommt: Es werden personenbezogene Daten (die Rufnummer der Kundin) entgegen ihrem Zweck anderen zugänglich gemacht. Das ist laut Art. 4 Ziff. 12 DSGVO eine Schutzverletzung. Zwar wird dies bei näherer Prüfung vermutlich keine Meldepflicht auslösen, aber es müsste zumindest intern gemeldet werden – was die meisten Beschäftigten im Home-Office versäumen dürften. Dann liegt ein nicht weiter kommunizierter Datenschutzverstoß vor, der sich – entsprechende Konstellationen für einen Missbrauch kann man sich ausmalen – möglicherweise zu einem meldepflichtigen Datenschutzverstoß entwickelt. Wird der nicht gemeldet und die Aufsichtsbehörde erfährt davon, bedarf es mindestens einer guten Erklärung.

Tipps für Anrufe und Telefonnummern im Home-Office

Diese Maßnahmen helfen, den Umgang mit Telefonnummern im Home-Office klar zu regeln:

• Vor dem Umzug ins Home-Office in jedem Fall die Rufumleitung aktivieren.
• Kommt im Home-Office ein auch sonst genutztes Mobilfunkgerät zum Einsatz, sind weiter keine Maßnahmen nötig.
• Steht kein geschäftliches Mobiltelefon zur Verfügung, muss mit der Vorgesetzten oder der Geschäftsführung geklärt werden, ob der private Anschluss genutzt werden soll.
• Wenn das vereinbart wird, richten Sie das verwendete Gerät so ein, dass bei Anrufen von zuhause die geschäftliche Telefonnummer angezeigt wird. Das gilt allerdings nicht, wenn mehrere in der Wohnung das Telefon nutzen, denn sonst telefonieren alle unter dieser Nummer.
• Viele Router lassen sich so einrichten, dass man selbst mit einem privaten Mobilgerät die Rufnummer aus dem Büro nutzt. Sofern möglich und nicht aus anderen Gründen kritisch, wählen Sie diese Einstellung für geschäftliche Gespräche.
• Ist die Mitnahme und Nutzung der geschäftlichen Nummer nicht möglich, sollte die dann verwendete private Rufnummer an die Gesprächspartner kommuniziert werden, mit dem Hinweis, dass diese nur vorübergehend genutzt wird.
• Anders sieht das aus, wenn der Umzug ins Home-Office der Telearbeit unterliegt und dauerhaft angelegt ist. Dann gilt es, eine langfristige Lösung zu finden.
• Alle, die das Telefon ebenfalls nutzen, müssen wissen: Sie sollen eingegangene Rufnummern nicht zurückrufen, ohne vorher mit demjenigen im Home-Office Rücksprache zu halten. So lassen sich versehentliche Anrufe bei Geschäftspartnern durch Familienmitglieder, Partnerin oder Mitbewohner verhindern.
• Beim Umzug zurück ins Büro gilt es, die Einstellungen rückgängig zu machen. Sonst wird zu Hause dauerhaft mit der fingierten Rufnummer des Büros telefoniert.
• Außerdem sollten Geschäftspartner informiert werden, dass ab sofort wieder die alte, gewohnte Nummer gilt. Sonst laufen nach dem Umzug eingehende Gespräche im nicht mehr besetzten Home-Office ins Leere.
• Falls noch nicht geschehen, sollte das Unternehmen eine flexible Strategie zum Umgang mit Rufnummern erarbeiten.
  

Ohne eine klare Regelung der genutzten Telefonnummern sind vermeidbare Irritationen programmiert, die sich mit entsprechender Vorkehrung leicht vermeiden lassen. Durch Verletzungen des Datenschutzes kann eine Meldepflicht an die Aufsichtsbehörde fällig werden.


Die Kernfrage: Werden Telefongespräche vom und ins Home-Office mit Rufnummern geführt, die nicht zu Irritationen führen oder ins Leere laufen?

Wir wünschen erfolgreiches Telefonieren im Home-Office!